업무를 넘겨받을 때 폴더는 통째로 오는데 정작 막히는 것은 시점입니다. 파일이 있어도 언제 꺼내야 하는지 모르면 공문이 와서야 알게 됩니다.

핵심만 먼저

업무 인수인계에서 가장 중요한 자료는 연간 일정표입니다. 월별로 무엇이 언제 돌아오는지 한 장에 적혀 있으면 처음 맡은 업무도 순서대로 굴러갑니다.

파일보다 시점이 먼저입니다

지난해 파일은 형식을 알려 주지만 시점은 알려 주지 않습니다. 같은 업무가 매년 비슷한 시기에 돌아온다는 점을 이용해 달력부터 만듭니다.

지난해 공문 접수 이력을 월별로 훑으면 반나절이면 만들 수 있습니다. 그 표 한 장이 매뉴얼보다 오래 쓰입니다.

넘길 때 이 네 가지는 함께 적습니다

서류만 넘기면 받는 사람이 같은 질문을 반복하게 됩니다.

항목내용없으면연간 일정월별 주요 업무와 마감공문 받고서야 시작담당자 연락처교육청·업체 담당매번 대표번호부터예산 항목쓸 수 있는 항목과 규모구매 단계에서 막힘지난해 산출물보고서·양식 원본형식부터 다시 만듦

계정과 권한을 함께 확인합니다

업무용 사이트 계정이 전임자 이름으로 남아 있으면 필요한 순간에 들어가지 못합니다. 인계 시점에 목록을 만들어 담당 변경을 요청합니다.

학교 대표 계정을 공유해 쓰는 곳도 있습니다. 비밀번호를 개인적으로 주고받기보다 담당 부서를 통해 정리하는 편이 안전합니다.

처음 맡은 업무는 지난해 것을 그대로 따라갑니다

첫해에 방식을 바꾸면 무엇이 문제였는지 알기 어렵습니다. 한 해는 그대로 돌려 보고 다음 해에 고치는 편이 안전합니다.

자주 묻는 질문

Q. 전임자가 이미 전출했습니다.

A. 지난해 공문 접수 이력과 결재 문서를 시간순으로 훑으면 대부분 복원됩니다. 같은 업무를 맡은 인근 학교 담당자에게 묻는 것도 방법입니다.

Q. 인계 자료가 아예 없습니다.

A. 올해 것을 만들면서 시작합니다. 월별 일정표 한 장이면 다음 담당자에게 넘길 최소한이 됩니다.

Q. 업무가 갑자기 늘었습니다.

A. 업무분장 조정은 부장·교감과 상의할 사안입니다. 혼자 감당하다 놓치는 편이 더 큰 문제가 됩니다.

Q. 언제 인계 자료를 만들어야 하나요?

A. 일이 끝난 직후가 가장 정확합니다. 학년말에 몰아서 만들면 세부 사항이 빠집니다.

정리

연간 일정, 연락처, 예산 항목, 지난해 산출물 네 가지면 인수인계는 충분합니다. 올해 담당 업무의 월별 일정표부터 한 장 만들어 두면 됩니다.

업무를 넘겨받을 때 폴더는 통째로 오는데 정작 막히는 것은 시점입니다. 파일이 있어도 언제 꺼내야 하는지 모르면 공문이 와서야 알게 됩니다.

핵심만 먼저

업무 인수인계에서 가장 중요한 자료는 연간 일정표입니다. 월별로 무엇이 언제 돌아오는지 한 장에 적혀 있으면 처음 맡은 업무도 순서대로 굴러갑니다.

파일보다 시점이 먼저입니다

지난해 파일은 형식을 알려 주지만 시점은 알려 주지 않습니다. 같은 업무가 매년 비슷한 시기에 돌아온다는 점을 이용해 달력부터 만듭니다.

지난해 공문 접수 이력을 월별로 훑으면 반나절이면 만들 수 있습니다. 그 표 한 장이 매뉴얼보다 오래 쓰입니다.

넘길 때 이 네 가지는 함께 적습니다

서류만 넘기면 받는 사람이 같은 질문을 반복하게 됩니다.

항목내용없으면연간 일정월별 주요 업무와 마감공문 받고서야 시작담당자 연락처교육청·업체 담당매번 대표번호부터예산 항목쓸 수 있는 항목과 규모구매 단계에서 막힘지난해 산출물보고서·양식 원본형식부터 다시 만듦

계정과 권한을 함께 확인합니다

업무용 사이트 계정이 전임자 이름으로 남아 있으면 필요한 순간에 들어가지 못합니다. 인계 시점에 목록을 만들어 담당 변경을 요청합니다.

학교 대표 계정을 공유해 쓰는 곳도 있습니다. 비밀번호를 개인적으로 주고받기보다 담당 부서를 통해 정리하는 편이 안전합니다.

처음 맡은 업무는 지난해 것을 그대로 따라갑니다

첫해에 방식을 바꾸면 무엇이 문제였는지 알기 어렵습니다. 한 해는 그대로 돌려 보고 다음 해에 고치는 편이 안전합니다.

자주 묻는 질문

Q. 전임자가 이미 전출했습니다.

A. 지난해 공문 접수 이력과 결재 문서를 시간순으로 훑으면 대부분 복원됩니다. 같은 업무를 맡은 인근 학교 담당자에게 묻는 것도 방법입니다.

Q. 인계 자료가 아예 없습니다.

A. 올해 것을 만들면서 시작합니다. 월별 일정표 한 장이면 다음 담당자에게 넘길 최소한이 됩니다.

Q. 업무가 갑자기 늘었습니다.

A. 업무분장 조정은 부장·교감과 상의할 사안입니다. 혼자 감당하다 놓치는 편이 더 큰 문제가 됩니다.

Q. 언제 인계 자료를 만들어야 하나요?

A. 일이 끝난 직후가 가장 정확합니다. 학년말에 몰아서 만들면 세부 사항이 빠집니다.

정리

연간 일정, 연락처, 예산 항목, 지난해 산출물 네 가지면 인수인계는 충분합니다. 올해 담당 업무의 월별 일정표부터 한 장 만들어 두면 됩니다.